Progiciel généraliste ou logiciel spécifique ? Il n’est pas forcément évident de différencier ces deux termes et pourtant de nombreux critères organisationnels et techniques les opposent. Le choix de l’un ou de l’autre n’est pas une vérité absolue et dépend de la structure qui va l’intégrer dans ses processus. Ce qui peut fonctionner pour une société ne signifie pas que c’est LA solution pour une autre !
C’est dans cet intérêt que nous avons à cœur d’accompagner les entreprises dans leur démarche afin d’intégrer la solution logicielle la plus adaptée. Pour toute étude.
Le mot progiciel est une contraction des mots « produit » et « logiciel ». Il s’agit en fait d’un logiciel applicatif standardisé, proposant différentes fonctionnalités et généralement composé d’un ensemble de modules paramétrables.
Ce type de logiciel est destiné à répondre au plus grand nombre d’utilisateurs ayant des besoins similaires. Malgré différentes personnalisations possibles, il reste donc généraliste et ne s’adapte pas forcément à toutes les activités et méthodologies de travail. Afin de répondre à vos propres besoins organisationnels, la mise en place peut nécessiter de nombreuses heures de paramétrages et entrainer un coût élevé. Les options de paramétrage étant définies par l’éditeur avec un cadre plus ou moins flexible, votre entreprise peut parfois se trouver confrontée à la nécessité d’adapter certains de ses processus au progiciel.
Néanmoins, cela vous permet de bénéficier d’un ensemble de bonnes pratiques approuvées par de nombreuses entreprises (besoins légaux, règles comptables…).
Selon votre métier des logiciels spécialisés peuvent exister, par exemple pour le bâtiment, les point de vente, les professions libérales… Ces logiciels restent généralistes, il est important de valider qu’ils correspondent à votre méthodologie de travail.
Il est important de noter qu’un progiciel est souvent sous-utilisé, offrant un périmètre fonctionnel plus large que les besoins de l’entreprise avec un certain nombre de fonctions superflues.
Le progiciel se commercialise généralement sous forme de licence, avec un forfait ou un abonnement. Vous pouvez choisir entre différents packs, proposant chacun plusieurs services ou fonctionnalités. L’éditeur reste la plupart du temps propriétaire du logiciel qu’il met à votre disposition moyennant des frais de licences, lui permettant de rentabiliser ses frais de développement. Selon le nombre d’utilisateurs et l’éditeur, ces frais de licences peuvent être plus ou moins onéreux sur le long terme, mais vous permettent de lisser les frais au fil du temps en limitant l’investissement de départ, même si l’implémentation d’un progiciel reste tout de même long et coûteux.
Des frais de mise à jour du logiciel peuvent également être à prévoir, de façon régulière ou ponctuelle, en plus des frais de licences.
Les frais de départ sont la plupart du temps les frais d’installation et de paramétrage permettant de personnaliser la solution pour vous. Attention néanmoins, comme nous l’avons vu précédemment, ce temps de paramétrage peut engendrer des coûts élevés selon les éditeurs et l’implémentation reste un centre de coût important, peu ou prou.
N’étant pas propriétaire de la solution logicielle utilisée, le risque d’une certaine dépendance technique envers l’éditeur sélectionné est à prendre en compte. De même, la communication avec d’autres logiciels tiers peut être limitée dans une certaine mesure ou imposée selon l’éditeur.
Dans tous les cas, vous devez rester propriétaire de vos données.
S’orienter vers un développement spécifique est la solution lorsqu’il n’existe pas de progiciel généraliste sur le marché qui puisse répondre à tous vos besoins stratégiques, organisationnels et techniques.
Cela implique que des développeurs réalisent la programmation de votre logiciel sur mesure, uniquement pour vous.
Un logiciel spécifique vous permet de disposer d’une solution qui s’adapte à vos processus organisationnels (et non l’inverse, comme nous l’avons vu précédemment avec le progiciel). Il a pour objectif de répondre parfaitement aux besoins et aux problématiques de votre entreprise car il est adapté à votre activité et à votre méthodologie de travail. Ce type de développement spécifique impose avant tout de vous demander préalablement si votre méthodologie est vraiment cohérente et efficace.
Le fait que le logiciel soit développé selon vos attentes permet une mise en œuvre beaucoup plus souple qu’avec un progiciel et le temps de paramétrage est limité puisque les fonctions sont développées pour répondre uniquement à vos propres besoins.
Cependant, la solution étant développée pour vous, les délais de développements démarrent uniquement à partir du moment où vous avez validé tous les prérequis pour lancer le projet. Selon le projet, la durée des développements peut aller de quelques jours à plusieurs mois. Des phases de tests de la part de vos équipes sont également très importantes afin de valider la conformité avec vos attentes et besoins. Cela nécessite une certaine implication des équipes et surtout du temps.
Par la suite, le logiciel sur mesure va pouvoir s’adapter à la croissance de votre entreprise et évoluer selon vos besoins au fil du temps, avec l’ajout de fonctionnalités et la communication avec les logiciels tiers de votre choix.
Dans le cadre d’un développement spécifique, assurez-vous d’avoir la propriété intellectuelle des développements et des sources pour être propriétaire de votre solution, votre prestataire peut vous fournir des précisions sur ce point.
La mise en place de fonctionnalisés exclusives vous permet notamment de disposer d’un avantage concurrentiel bien spécifique à votre entreprise.
De plus, cela vous permet d’être moins dépendant de l’éditeur car les sources vous appartiennent et peuvent être reprises par d’autres développeurs afin de maintenir et faire évoluer la solution.
A partir des spécifications techniques et fonctionnelles qui vous sont remises, le logiciel développé pourra ainsi évoluer dans le futur.
Le coût d’un logiciel spécifique dépend de vos besoins et des fonctionnalités que vous souhaitez mettre en place. Le développement d’un logiciel sur mesure représente souvent un investissement financier mais également en temps. Néanmoins, cet investissement va vous permettre gain de productivité et rentabilité sur le long terme en exploitant vos process au maximum.
Afin d’étaler les coûts dans le temps, il est possible de découper le projet en plusieurs phases de développement.
En parallèle, vous n’avez aucun frais de licence à prévoir sur le long terme et aucune limite commerciale au niveau du nombre d’utilisateurs puisque vous êtes « chez vous ».
Dans le cas où vous êtes bien propriétaire des sources, vous pouvez par ailleurs décider de commercialiser votre solution sous forme d’abonnement voire même de la revendre si vous le souhaitez.
Avant de consulter différents éditeurs de logiciels pour la mise en place de votre projet, il est impératif de définir les fonctionnalités dont vous avez besoin et d’identifier vos contraintes métiers.
La réalisation d'un cahier des charges vous permettra de présenter votre projet aux divers prestataires. Pour vous aider, demandez-vous de quoi vous avez besoin pour travailler ou pour mieux travailler.
Nous vous conseillons également de faire une étude des outils existants pour ne pas développer une solution qui existerait déjà.
Dans le cas d’un changement de logiciel, il sera important de prévoir la conversion des données afin de ne pas perdre votre historique. Assurez-vous que votre prestataire sera en mesure de vous accompagner à ce niveau.
Vous disposez déjà d’un logiciel spécifique mais ne savez plus comment le maintenir et le faire évoluer (changement de prestataire, reprise d’entreprise…) ? Nous vous conseillons de réaliser un audit de l’existant afin d’envisager une éventuelle reprise applicative.
Enfin, qu’il s’agisse d’un logiciel sur mesure ou d’un progiciel, il est important de ne pas négliger la gestion du changement et le coût de formation des utilisateurs afin qu’ils s’approprient au mieux et au plus vite leur outil de travail. L’appropriation d’un outil est toujours plus rapide lorsque les utilisateurs sont impliqués dès la mise en œuvre de cet outil.
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